1年半かけて数千人のイベントを創り上げる。別業界志望だった私が、MICEの最前線に立つ理由/株式会社コングレ【MICEキャリアナビ】

株式会社コングレの東京メディカルソリューション事業部に所属する倉田響（くらた・ひびき）さん。2021年に新卒で入社し、現在は3,000～6,000人規模の医学系学会を担当しています。メインディレクターとして、主催者との打ち合わせから予算・スケジュールの管理、協力会社との調整、当日の運営まで、学会開催に向けたプロジェクト全体を進行する「PCO^※」と呼ばれる仕事をしています。

もともと就職活動では、ブライダル業界を志望していたという倉田さん。そこで偶然「MICE」という仕事を知り、現在では全国各地の医学系学会に携わっています。

数千人が参加する医学系学会は、どのような人たちによって、どれくらいの時間をかけてつくられているのでしょうか。入社6年目の倉田さんに、約1年半にわたる学会開催までの仕事、メインディレクターとして大切にしていること、全国各地で働く中で感じるMICEの仕事の面白さを伺いました。

※PCO　会議運営の専門家集団。国際会議や学術大会など、大規模で複雑なイベントの企画から運営までを総合的に手がける会社を指します。
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ブライダル業界志望から見つけた、新しい業界「MICE」

倉田さんは学生時代、ブライダル業界を志望して就職活動をしていました。企業の説明会や選考に参加する中で耳にしたのが、「結婚式場では、婚礼の少ない平日などにMICE（会議やイベントなど）を受け入れている」という話でした。そこで初めて、MICEというビジネスがあることを知りました。
ブライダル業界を入り口にMICEに興味を持ち、株式会社コングレへの入社を決めました。

数千人が参加する医学系学会を、約1年半かけてつくる仕事がある

入社後、一貫して国内の医学系学会の運営に携わってきました。これまで担当したのは、3,000～6,000人規模の学会。東京や関東近郊だけでなく、福岡、名古屋、大阪、北海道、新潟など、全国各地の会場で経験を重ねています。

「開催の約1年半前から準備が始まります」と倉田さん。主催者と毎月のように打ち合わせをし、プログラムや会場の使い方を検討。開催に必要な映像、施工、ITシステムなどを担う協力会社とも連携しながら、一つひとつ準備を進めていきます。それらをメインディレクターを筆頭に、サブディレクター、各業務を担当するスタッフなど5～6名でチームを組むのです。

コンペから1年半。メインディレクターとして初めて「最初から」関わる大会

現在進めているのが、新潟で開催される医学系学会です。
この大会ではメインディレクターとして、初めて新規案件の営業・コンペの段階から関わりました。選定後も主催者との打ち合わせを重ね、約1年半にわたって準備を進めてきました。

取材時には、本番まであと約1か月。
「初めて最初から関わった案件が、ちょうど来月本番を迎えるので、とても感慨深いです」

一方、メインディレクターとして最初から関わるからこその難しさもありました。
「主催者側にも多くの方が関わっていて、何度も会議を重ねながら意思決定をしていきます。そのため、検討に必要な比較資料や数字についても、かなり細かいものを求められました」

どのような資料が必要なのか。それをいつまでに用意し、どのように説明するのか。資料作成だけでなく、先を見ながらスケジュールを組み、必要な情報を整理して伝える力が鍛えられたといいます。

社内外から「何でも相談されるディレクター」に。頼れるパートナーとして、課題解決を一緒に考えられる存在を目指して

メインディレクターとして倉田さんが目指しているのが、「何でも相談される人」です。それは、主催者に対しても、一緒に働くチームに対しても変わりません。

主催者からは「こんな企画を実現したい」「こういう問い合わせには、どう対応すればいいだろう」といった相談を気軽に持ちかけてもらえる関係でありたいといいます。

一方、社内のチームに対して「相談されやすい人」でいることには、学会を円滑に運営するうえでの理由があります。
「チームで動く仕事なので、メンバーが遠慮して相談できないと、何かトラブルが起きたときに発覚が遅くなったり、全体のスケジュールに影響したりすることもあります。とにかくコミュニケーションが大事な仕事だと思っています」

数千人が参加する学会を、一人で動かすことはできません。主催者から相談を受けて、チームから早く報告を受けて、協力会社と連携しながら準備を進める。その中心にいるメインディレクターだからこそ、周囲が”まず相談してみよう”と思える存在であることを、倉田さんは大切にしています。

全国を訪れ、人と出会い、関係が生まれる

全国各地で学会を担当する倉田さんに、この仕事の楽しさを聞くと、開催地での人や食との出会いについても話してくれました。現在担当している新潟の案件では、長期間にわたって準備を進めていると、主催者や関係者から新潟のおすすめのお店や食について教えてもらうことも多いといいます。

「皆さん新潟愛が深くて、『新潟のことを知ってほしい』と、いろいろなお店を教えてくださるんです。この間の打ち合わせでは主催者の方が、採れたての茶豆をわざわざ茹でて持ってきてくださって。帰りの新幹線で、チームのみんなと美味しくいただきました」

本番期間中や大会を終えた後には、一緒に仕事をしたメンバーや協力会社の人たちと、その土地の料理を囲むこともあります。全国各地へ足を運び、そこで出会った人たちと長い時間をかけて一つの学会をつくりながら、その土地を知っていくことも、倉田さんが感じているこの仕事の面白さの一つです。

一方で、本番を迎えるまでには地道な準備と調整が続きます。
「『本当に大変だな』と思う瞬間は何度もあります。ただ、その分、多くの方と協力しながら一つのイベントや学会をつくり上げて、無事に開催できたときの達成感はとても大きいです」

主催者との打ち合わせを重ね、社内のチームや協力会社と連携し、必要な資料やスケジュールを整えながら開催へ向かいます。ブライダル業界を目指していた就職活動中に、偶然知った「MICE」という仕事。それから約5年。今では数千人が参加する医学系学会のメインディレクターとして、全国各地で多くの人と一つの場をつくっています。

※2026年9月18日に取材しました。

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