小さな会社の展示会出展ノウハウ大公開　日本一？申し込みが難しい「メッセナゴヤ2023」に出展しました　2024/9/20更新

※9/20更新

こんにちは、株式会社イザンの井上です。京都でバーチャルツアーの制作をしている会社です。
MICE TIMES ONLINE編集部でもあります。
今回は当社のような小さな会社さん向けに、展示会出展に興味があるがどうしたらいいのか？とお悩みの方に向けてお伝えしていきます。

※2023年11月に出展した際のレポートです。
※2024年7月公開の記事に追記しました。

そもそも展示会とはなんでしょうか

展示会というのは、企業や団体が自分たちの製品やサービスの発表、紹介を行い、興味を持った来場者とのマッチングを促す目的で開催されるイベントです。地域や業種・業界などのテーマがあるのが一般的です。

今回、出展をした「メッセナゴヤ」は様々な業種・業態の企業・団体が一堂に会するイベントで、来場者は主に名古屋を中心とした東海エリアの方です。3日間で約5万人の来場が見込まれ、800以上の出展者が集う国内最大規模の展示会です。

出展申し込み初日、わずか10分ほどで出展枠がすべて売り切れてしまうほどの人気です。昨年、申し込みができなかった反省から、今年は開始とともに申し込みを試みて、なんとか出展枠を確保しました！
2023年に続き、2024年もPC前にスタンバイして出展枠を確保。やはり数分後には「キャンセル待ち」の表示が出ていましたので例年通りの大人気だったようです。

展示会は普段、アプローチできない方にお会いして連絡先を交換するチャンス！アポイントを取るのが難しい企業や団体の方にもサービスを知っていただく絶好の機会にもなります。では、どんな展示会に出展すればよいのでしょうか。

毎年、あちこちで様々な展示会に出展してきた当社から、これまでの経験で得たノウハウをお伝えします。

「よい」展示会の選び方とは？

「よい」展示会とは、自社の目的、課題解決に合った展示会であることは言うまでもありません。他にどんな点に気をつけて展示会を選べばよいのでしょうか。

１）来場者数が多い
時間あたりの来場者数を昨年までの実績から計算してみましょう。そして出展者の数を見て、数字の「質」「密度」を探ってみましょう。

２）毎年出展するかはよく考える
展示会は同じ地域やテーマで毎年開催されることが一般的。そのため出展者や来場者の顔ぶれに変化が見られないこともあります。昨年も出展したから…と思考停止に陥ると危険です。
ただ、毎年出展することで主催者の覚えがよくなって、ブースの立地がよくなったり、取材されるなどメリットが生じることもあります。

３）競合は出展しているか
業種・業界がテーマになっている展示会では、出展者同士で競合することはよくあります。来場者の立場では比較できて便利ですが、競合のことをよく研究しておかないと、フタを開けてみたら同じようなブースの内容、配布資料なんてこともあります。
近年はオンライン展示がリアル展示会に比べて早く開催されることもあるのでよく事前に調べておきましょう。

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展示会にまつわるお金の話をしましょう「当社の実際の話」

展示会出展にかかるお金が気になります…よね。
大型展示会では華やかなブース、製品展示をしなければいけないのでは…と心配されるかもしれませんが、大丈夫です。華やかな装飾は展示会の花ではあるものの、知恵と工夫とあとはどれだけ汗をかくかで何とかなります。

展示会出展にかかる主な費用は次のようなもの。金額は今回の当社の実例です。

• 出展料→展示会による。金額はピンキリ。
• ブースの装飾費用、レンタル備品代金→2万円
• 配布資料や名刺のデザイン、印刷費用→15,000円（デザイン内製）
• 運送費→5,000円
• 人件費、出張費用→今回は交通費：京都から高速バス（片道ひとり2,000円）、名古屋のビジネスホテルに3泊

ブースの装飾は展示会終了とともに取り壊すものです。再利用できるものにしておくのもいいですね。当社ではCanvaでデザインしたポスターと配布資料で装飾は終わりです。印刷はオンデマンド印刷。

会社から持参するプロジェクターとモバイルディスプレイを含めても準備物はダンボール2箱程度。驚かれるほど簡素なものですが、展示会の成功は実はスタッフにかかっていると言っても過言ではないため、これでも十分です。

スタッフの熟練度・事前研修が大切！

今回は角の位置にあるブースでとても恵まれました。注目の分野や製品を取り扱う場合は、もしかするとよい位置になるのかもしれません。展示会への申し込み時の出展テーマの文章はしっかりと考えておきたいところです。

そして、もっとも大切なのはやはり「ひと」、スタッフです。

当日だけの助っ人スタッフばかりになると、ヒアリングや説明、提案も難しくなります。助っ人がいる場合は、役割を明確にして、ちゃんと「わかる」人につなげるようにしておきたいです。

展示会前の事前研修は非常に重要です。
参加スタッフには、展示会の特徴から、出展テーマや当日の動き方まで落とし込みましょう。できれば実際のブースに近い形でロールプレイで練習をしておきたいです。

慣れない展示会で積極的に声をかけにいくためには練習が必要です。休憩時間はこまめに取り、元気な状態で頑張ってもらいたいですね。

お客様に背中を向けてスタッフ同士で話し込んだり、スマホに夢中だったり、目の前で展示や掲示物を見ている方がいるのに声もかけない、なんてブースもよく見かけます。当然、印象は最悪で、売上につなげるどころか大きなマイナスになってしまいます。

スタッフの頑張り次第で大きく成果が変わってきます。

これから展示会にチャレンジする方も、どうすれば展示会で成果が上がるのかわからないという方も、どのブースにも必ずいらっしゃる「スタッフ」さんにぜひ注目するのをおすすめします！

秋は展示会シーズン、各地の展示会を訪ねてみませんか

秋は各地で多くの展示会が行われます。当社でも日程が重なってしまい、残念ながら出展を諦めるケースも多くあります。「よい」展示会に出会うためには、1年前からどんな展示会があるのかを調べておき、実際に展示会に足を運ぶのも有効です。
展示会で成果をあげるには、時間も手間もかかります。秋の展示会シーズン、各地の展示会を訪ねてみませんか。